Fraudebestrijding in de schroothandel

ScrapTrade met gekoppelde bascule.

Een klant stelde ons de volgende vraag: “Kunnen jullie een systeem bedenken dat misbruik door klanten en personeel tot een minimum kan beperken?”
Een uitdaging die ons enthousiast ontwikkelingsteam graag aanging.
De klant is een schroothandelaar, een business waar misbruik een moeilijk uit te roeien probleem is.

We schetsen even de “klassieke” manier van werken.
Een klant komt binnen met allerlei metalen die moeten gewogen worden. Deze metalen worden per soort op de bascule gelegd en gewogen.
De persoon die verantwoordelijk is voor de weging schrijft de naam van de klant, de metalen, de kwaliteit en het gewicht op een bonnetje.
De klant gaat met dit bonnetje naar het bureel waar de factuur wordt opgemaakt.
Deze manier van werken heeft 2 misbruikgevoelige elementen.

de klant kan het bonnetje “aanpassen”
indien de klant een bekende is van de persoon die de weging moet uitvoeren is de verleiding er om een duurder metaal in te geven of door manipulatie het gewicht aan te passen.

In beide gevallen is het bedrijf de dupe! Sterker nog het bedrijf verliest 2 keer. Er wordt meer uitbetaald dan er werkelijk is aangekocht en omdat het gewicht niet klopt of het over een goedkoper metaal gaat verliest het bedrijf een 2de keer bij de verkoop.

Na een grondige analyse van de problematiek hebben wij het volgende systeem uitgewerkt.

Een TouchPC, een touchscreen met ingebouwde computer (geschikt voor gebruik in een fabriekshal) die gekoppeld is aan de bascule en is uitgerust met een camera (foto 1).
Bij een weging geeft de arbeider de naam in van de klant. Hij geeft aan welk metaal in welke kwaliteit op de bascule ligt en start de weging (foto 2).

Het systeem leest het gewicht in en neemt op dat moment een foto van de bascule. Deze handeling wordt herhaalt tot alle metalen gewogen zijn.
De arbeider bevestigd dat de bon is afgewerkt waardoor deze onmiddellijk beschikbaar is op de computer in het bureel.

De persoon die de factuur moet maken zoekt de klant op en neemt het digitale bonnetje erbij. Hierop staan de verschillende wegingen op samen met de foto’s. Met 1 klik worden de wegingen toegevoegd aan de factuur. Dit werkt niet alleen veel sneller, er kunnen ook geen fouten worden gemaakt bij het overtypen van de gegevens. Dankzij de foto, die kan worden ingezoomd, kan een visuele controle worden uitgevoerd op de metalen (foto 3). Een eventuele manipulatie van de bascule is ook duidelijk zichtbaar op de foto’s (zie foto 4).

Om het verhaal compleet te maken hebben we het systeem zo gemaakt dat “fictieve” facturen makkelijk kunnen worden opgespoord.
Wat zijn fictieve facturen? Schroothandelaars hebben vaste klanten waaronder ook veel particulieren. De persoon die de facturen moet maken weet wie de vaste klanten zijn en hoe frequent ze langskomen. Als deze persoon op naam van zo’n vaste klant (particulier) een factuur maakt, het geld uit de kassa neemt en de kopie van de klant vernietigd spreken we van een fictieve factuur. Dit soort van fraude is heel moeilijk op te sporen.

Hoe hebben wij dit opgelost? Als het programma wordt afgesloten dan kijkt het systeem of er wegingen zijn die niet gefactureerd of verwijderd zijn. Indien dit het geval is dan wordt deze lijst via email naar de bedrijfsleiding gestuurd. Niet elke verwijderde of niet gefactureerde weging is fraude maar nu heeft het managment de middellen om het na te kijken.

Dnovo-Solutions bvba

Online- en offline oplossingen voor KMO en zelfstandigen.

Fraudebestrijding in de schroothandel